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Présentation de la société ARATEL

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Qui sommes nous ?

Aratel est une société de service aux entreprises, aux professions médicales et libérales spécialisée dans la gestion de permanence téléphonique bilingue Français – Anglais à distance.

Créée en 1991 et implantée en région parisienne, la société est adhérente  de la Chambre professionnelle des métiers de l’accueil téléphonique et à ce titre respecte le code de déontologie établi par le SIST pour toute la profession. 
Depuis avril 2011, Aratel est certifiée Qualiserv pour la qualité de sa Permanence Téléphonique.

Que vous propose la permanence téléphonique personnalisée ?

  • Attribution d’un numéro de téléphone privé vous permettant de transférer votre ligne téléphonique ou de transmettre votre numéro à l'ensemble de vos correspondants
  • Réponse par votre nom ou raison sociale de 8h00 à 20h00 du lundi au vendredi - le samedi de 9h00 à 13h00 (Bilingue Français / Anglais)
  • Prise en compte et respect de vos consignes spécifiques et régulières chaque jour
  • Retransmission des messages en temps réel par mail
  • Accès confidentiel à votre compte client sur Internet ou depuis votre smartphone ou tablette tactile grâce à notre application Aratel (sur Apple) ou Abm 2000 (sur Google Play)
  • Gestion des coordonnées et identification de vos correspondants réguliers
  • Filtrage des appels
  • Mise en relation avec la transmission de l’appel sur une autre ligne
  • Réception de vos télécopies sur votre Numéro de téléphone privé Aratel
  • Retransmission de vos télécopies par fax ou email.

Mais aussi...

  • Gestion de votre agenda avec prise de rendez-vous (sur notre logiciel Abm ou compatible avec Google Calendar)
  • Accès confidentiel à votre agenda par l’intermédiaire de votre compte client
  • Confirmation de la date et l’heure du rendez-vous aux clients / patients.
  • Prise de commandes
  • Gestion de SAV et astreinte
  • Gestion d’organigramme
  • Plage horaire 24h/24 et 7j/7

Comment utiliser le service ARATEL ?

Vous pouvez solliciter la permanence téléphonique ARATEL à votre convenance quotidiennement ou ponctuellement, sur un jour, un mois ou plus, durant vos congés ou ceux de votre assistante…

Soit en transférant votre ligne personnelle ou professionnelle sur Aratel grâce au « Transfert d’appel » ou simplement en communiquant votre numéro direct de ligne Aratel à tous vos correspondants.

Quels sont nos horaires d’ouverture ?

Une réponse téléphonique disponible 64 heures par semaine, soit du lundi au vendredi de 8h00 à 20h00 et le samedi de 9h00 à 13h00.
Cette plage horaire peut être étendue en 24h/24 et 7j/7.

A quel moment Aratel peut vous être utile ?

Quelle que soit votre demande, nous nous efforçons de nous adapter et de trouver une solution qui réponde à vos attentes pour :

  • Gérer vos numéros accueil, Vert, Indigo, Cristal…
  • Relève de standard en dehors de vos horaires d’ouverture
  • Débordement téléphonique de votre standard, l’appel est basculé automatiquement vers Aratel
  • Réception d’appels sur des opérations ponctuelles (lancement de produit, jeu concours…)
  • Filtrage de vos appels urgents et transfert direct vers un téléphone portable ou tout autre moyen de communication dont vous disposez et ce, en toute discrétion
  • Prise et confirmation de rendez-vous
  • Gestion d’astreinte, de HotLine
  • Prise de commande

Puis-je utiliser le service pour une très courte durée ?

Aratel vous propose un service de Permanence Téléphonique Ponctuelle en Courte Durée ou Longue Durée.
Selon la formule choisie, Aratel peut prendre en charge vos appels sur 1 journée seulement ou jusqu’à 1 mois.

Comment souscrire à nos services ?

Sous un maximum de 48 heures, nous activons votre ligne téléphonique dès réception du contrat dûment signé accompagné des conditions particulières et du règlement.

Comment s’effectue la mise en route de la ligne ?

La Responsable de Pôle prend directement contact avec vous afin de vous attribuer un numéro de téléphone et de compléter les informations transmises préalablement avec le contrat pour établir votre dossier client et lui permettre de former son équipe.

De quel type de numéro s’agit-il ?

Il s’agit d’un numéro commençant par 01……… permettant une sélection directe de votre appel via notre logiciel.
Ce numéro est utilisable soit en transfert depuis votre ligne souscrite auprès de votre opérateur téléphonique.
Soit en l’utilisant en direct, vous transmettez directement le numéro Aratel à vos appelants.

En dehors des horaires d’ouverture que se passe t-il ?

Différentes possibilités s’offrent à vous :

  • Vos appels sont dirigés vers la messagerie générique Aratel de nuits et weeks-end qui donne les horaires d’ouverture et ne laisse pas la possibilité à vos appelants de vous laisser un message.
  • Un service de messagerie vocale personnalisée au nom de votre entreprise ou cabinet peut être mis en place. Il permet à vos appelants de vous laisser un message consultable à distance grâce à un accès sécurisé.
  • La plage horaire de la prestation téléphonique avec une réponse personnalisée d’une hôtesse peut être étendue en 24h/24 et 7j/7.

Qui répond à mes appels ?

Nos hôtesses sont choisies pour leurs compétences, leur sens de l’accueil, leur dynamisme et leurs efficacité. Elles sont embauchées en CDI et formées aux techniques de l’accueil et de la prise de messages.

Dans quel délai les appels sont-ils décrochés ?

Près de 80% des appels reçus sur la plateforme téléphonique sont décrochés avant la 3ème sonnerie.

Comment suis-je averti de mes appels ?

Vous êtes averti de vos appels en temps réel, selon le mode de transmission de message que vous avez choisi.

Comment est géré l’organigramme de ma société ?

A l’inscription, vous devrez nous fournir l’organigramme de votre entreprise afin que l’hôtesse puisse diriger l’appel directement vers la personne concernée. Il est par ailleurs possible de recevoir les messages sur les boîtes email de chacun de vos collaborateurs.

Comment gérez-vous les urgences ?

Selon vos instructions, Aratel s’adapte à vos besoins (transfert de l’appel, envoi d’un SMS…).

Comment accéder à mon compte client ?

Un numéro d’identifiant ainsi qu’un mot de passe vous sont attribués lors de votre souscription.
Connectez-vous sur le site www.aratel.fr ou depuis nos applications Aratel (sur Apple) ou Abm 2000 (sur Google Play) à partir de votre smartphone ou tablette tactile.
Cliquez « Espace client » dans la bannière de gauche.
Tapez votre numéro et votre mot de passe puis validez et entrez.

UN MENU APPARAIT SUR VOTRE ECRAN

A GAUCHE DE L’ECRAN VOUS AVEZ UNE LISTE DE COMMANDE

Vos messages
Vous permet de lire les messages qui ne vous ont pas été envoyés immédiatement par mail.
En cliquant sur la fonction Cocher en haut à droite, vous sélectionner les messages que vous souhaitez archiver, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Archiver vos messages.

Vos Archives
Vous permet de lire pendant 1 an l’ensemble de vos messages.

Votre agenda
Pour la gestion de votre planning, gérez vous-mêmes vos plages horaires, notez vos rendez-vous, vous pouvez également les annuler ou les reporter.

Ecrire un message
Pour envoyer un message à un autre client Aratel dont vous connaissez le nom d’utilisateur.

Vos contacts
Très utile pour retrouver les coordonnées d’un de vos clients qui a déjà appelé la permanence téléphonique.

Instructions
Pour communiquer avec nous INSTANTANEMENT ! et nous adresser vos consignes quotidiennes lors de vos déplacements, rendez-vous extérieur, congés…

Vos comptes
Vous permet d’obtenir le détail de vos consommations.

Préférences
Pour modifier les paramètres de votre compte client ainsi que celui de  votre agenda.
 
Déconnexion
Pour déconnecter votre compte client.

Comment récupérer mes messages ?

Vous pouvez à tout moment prendre connaissance des messages et rendez-vous ainsi que de la date et de l’heure auxquelles ils ont été enregistrés, soit :

  • Par Internet sur www.aratel.fr ou grâce à nos applications sur votre smartphone ou tablette tactile avec un accès protégé par un mot de passe confidentiel
  • Par email sur votre boîte mail
  • Par télécopie, SMS

Lors de votre souscription, c’est VOUS qui choisissez l’outil avec lequel vous travaillez habituellement pour faciliter votre organisation, Aratel s’adapte !

Comment donner de nouvelles consignes / instructions ?

Outre vos consignes Permanentes, vous avez la possibilité de nous émettre des consignes
Ponctuelles à tout moment !

Plusieurs choix sont mis à votre disposition :

  • En utilisant l’interface clients Aratel sur www.aratel.fr ou avec notre application sur Iphone grâce à vos identifiants, une rubrique Instructions est mise à votre disposition pour nous transmettre vos consignes INSTANTANEMENT.
  • En contactant la Responsable de Pôle Aratel par email ou fax qui les gérera.

Comment s’organise la gestion de mon agenda ?

Nous répondons aux appels de votre cabinet et gérons automatiquement votre agenda grâce à notre système de gestion interactive des appels permettant que chaque rendez-vous pris par Aratel ou par vous-même soit instantanément synchronisé.

Comment transférer et reprendre ma ligne ?

Manipulation pour une ligne Orange


Renvoi de votre ligne
Pour transférer la ligne téléphonique vers le numéro de permanence téléphonique attribué, il suffit de procéder de la façon suivante sur votre clavier :

*21* votre numéro Aratel #

Tonalité à fréquence normale, la manipulation est bonne.
Tonalité « occupée » cela signifie que votre transfert est mal dirigé et doit être annulé.
Recommencer la manipulation et si cela ne fonctionne pas après plusieurs essais, merci de vous adresser à votre compagnie de téléphone.

Reprise de votre ligne
Pour annuler le transfert de la ligne, décrocher le combine de votre téléphone qui est dévié vers Aratel et composer le :

# 21 #

Attention
Afin de vérifier le bon fonctionnement de votre reprise de ligne, appeler votre numéro, un collaborateur de votre société doit vous répondre au nom de votre société.

Merci de rentrer en contact avec votre opérateur de téléphonie si vous n’êtes pas chez Orange.

Qu’en est-il du paiement ?

Nos abonnements sont payables mensuellement d’avance par prélèvement bancaire.

Et si je ne veux pas être prélevé ?

Dans ce cas, un dépôt de garantie, correspondant à un mois d'abonnement, vous sera demandé lors de la souscription du contrat.
De plus, 5€ de frais de gestion vous seront comptabilisés à chaque facture.  

Quelles sont les différentes formules ?

Nous vous proposons une gamme de formules étendues :

Avec engagement – Préavis de 1 mois

  • Formule ZEN adaptée pour les volumes d’appels irréguliers.
  • Formule CONFORT qui vous permet une maîtrise de votre budget.
  • Formule Businesséo, la solution Entreprise.
  • Formule Libéo, adaptée aux Professions Libérales.
  • Formule Santéo, idéale pour les Professions Médicales.

Sans engagement

  • La Carte Liberté, carte « tout compris » un seul paiement lors de la souscription
  • Nos Forfaits Ponctuels en Courte Durée et Longue Durée, continuité en toute transparence de votre réponse téléphonique

Comment savoir si ma formule Confort est la plus intéressante financièrement ?

Formules Confort Appel supplémentaire Intérêt du contrat
Confort - 30 appels - 55 € 1.50 € Rentable de 0 à 46 appels par mois
Confort - 50 appels - 80 € 1.50 € Rentable de 47 à 87 appels par mois
Confort - 100 appels - 137 € 1.25 € Rentable de 88 à 186 appels par mois
Confort - 200 appels - 245 € 1.25 € Rentable de 187 à 277 appels par mois
Confort - 300 appels - 342 € 1.25 € Rentable de 278 à 382 appels par mois
Confort - 400 appels - 445 € 1.25 € Rentable de 383 à 487 appels par mois
Confort - 500 appels - 555 € 1.25 € Rentable à partir de 488 appels par mois

         
Puis-je modifier ma formule en cours de contrat ?

Si la formule choisie n’est pas adaptée au volume de vos appels, vous pouvez la modifier le mois suivant votre souscription.
En nous contactant, un avenant au contrat sera établi.

Pourquoi des frais de mise en service ?

Nos frais de mise en service incluent l'ouverture de la ligne, la création de vos consignes et enfin  la formation de nos opératrices sur votre activité.
 

Comment résilier mon contrat ?

Le contrat est résiliable à tout moment après une période d'engagement de un mois et un préavis d’un mois.

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